Memahami ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu

Apakah ISO 9001?

Pengertian  ISO 9001

ISO 9001 adalah sebuah standar sistem manajemen mutu yang diakui secara internasional.

ISO 9001 mengenai sistem manajemen mutu juga akrab disebut sebagai QMS atau Quality Management System.

Siapa yang dapat menggunakan ISO 9001 (QMS)?

ISO 9001 bisa diterapkan di seluruh jenis organisasi tanpa melihat besaran maupun lokasi di mana organisasi tersebut berada.

Oleh karena lebih berfokus pada proses dan kepuasan pelanggan daripada prosedur, maka ISO 9001 juga bisa diterapkan di perusahaan penyedia jasa (tidak hanya manufaktur).

Suatu lembaga/organisasi yang telah mendapatkan akreditasi (pengakuan dari Lembaga yang berwenang untuk menerbitkan sertifikasi) ISO tersebut, dapat dikatakan telah memenuhi persyaratan internasional dalam hal manajemen penjaminan mutu produk/jasa yang dihasilkannya

ISO 9001 juga sesuai untuk diterapkan pada sektor otomotif, kedirgantaraan, pertahanan dan sektor medis.

Mengapa ISO 9001 Penting Untuk Bisnis?

ISO 9001 QMS menyediakan infrastruktur, prosedur, proses dan sumber daya yang dibutuhkan untuk membantu organisasi Anda memonitor dan meningkatkan kinerja demi mendorong efisiensi, layanan pelanggan dan keunggulan produk.

Prinsip Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Prinsip manajemen mutu diinisiasi oleh para pakar internasional yang tergabung didalam sebuah komite teknis (technical committee, TC) yang mereka inilah para penyusun ISO 9001. 

Prinsip-prinsip ini dapat digunakan sebagai kerangka kerja dan panduan suatu organisasi untuk menuju perbaikan kinerja :

1.       Fokus pada Pelanggan (Customer Focus)

Fokus utama manajemen mutu adalah memenuhi persyaratan pelanggan, lebih baik lagi jika bisa melebihi harapan pelanggan.

Kesuksesan berkesinambungan akan tercapai pada saat organisasi berhasil mempertahankan kepercayaan pelanggan dan pemangku kepentingan lain.

Setiap interaksi yang dilakukan dengan pelanggan akan memberikan peluang untuk menciptakan nilai lebih kepada pelanggan.

Untuk itu diperlukan pemahaman mengenai apa saja yang pelanggan butuhkan pada saat ini maupun pada masa yang akan datang.

Saran yang dapat dilakukan untuk prinsip fokus pada pelanggan:

·         Identifikasikan pelanggan langsung (pemakai produk kita secara langsung) dan tidak langsung (pemakai produk dari pelanggan kita).

·         Pahami kebutuhan dan harapan tiap pelanggan pada saat ini dan lakukan perkiraan kebutuhan atau harapan di masa depan.

·         Kaitkan sasaran organisasi dengan kebutuhan dan harapan pelanggan.

·         Komunikasikan apa saja kebutuhan dan harapan pelanggan di seluruh lini organisasi.

·         Rencanakan, rancang, kembangkan, hasilkan, berikan dan dukung produk dan layanan untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan.

·         Ukur dan pantau kepuasan pelanggan, serta lakukan tindakan yang sesuai.

·         Tentukan dan tanggapi kebutuhan dan harapan pemangku kepentingan yang relevan dan yang dapat memengaruhi kepuasan pelanggan.

·         Lakukan pengelolaan hubungan yang baik dengan pelanggan untuk mencapai kesuksesan yang berkesinambungan atau jangka panjang.

2.       Kepemimpinan (Leadership)

Pemimpin atau leader pada semua tingkatan organisasi menetapkan suatu sasaran dan arahan yang terintegrasi dengan pencapaian sasaran mutu organisasi, serta menciptakan kondisi yang membuat semua orang mau atau tidak mau akan terlibat dalam pencapaian sasaran mutu organisasi.

Terciptanya kesatuan sasaran dan aktifitas pelibatan ini memungkinkan suatu organisasi untuk bisa menyelaraskan baik itu strategi, kebijakan, proses maupunn sumber daya untuk bisa bersama-sama mencapai sasaran organisasi.

Saran yang dapat dilakukan untuk prinsip kepemimpinan:

·         Komunikasikan mengenai apa misi, visi, strategi, kebijakan, dan proses ke seluruh bagian organisasi.

·         Ciptakan dan pertahankan nilai-nilai dan etika perilaku pada semua tingkatan organisasi.

·         Tanamkan budaya kepercayaan dan integritas.

·         Dorong komitmen menyeluruh terhadap mutu.

·         Pastikan semua pemimpin pada semua tingkatan dapat menjadi role model atau contoh karyawan yang baik.

·         Sediakan sumber daya, pelatihan dan wewenang untuk membentuk manusia yang dapat bertindak dengan bertanggung jawab.

·         Berikan inspirasi, dorongan dan pengakuan terhadap kontribusi seluruh anggota organisasi.

3.       Pelibatan Orang (Engagement Of People)

Organisasi perlu untuk memastikan semua orang adalah kompeten, diberdayakan dan dilibatkan dalam pemberian nilai organisasi. Hal ini akan meningkatkan kapasitas organisasi untuk menciptakan nilai.

Untuk mengelola organisasi secara efektif dan efisien, semua orang perlu untuk dilibatkan dan dihargai sebagai individu. Hal ini akan meningkatkan pelibatan semua orang dalam rangka pencapaian sasaran organisasi.

Saran yang dapat dilakukan untuk prinsip pelibatan orang:

·         Dorong pemahaman tentang pentingnya kontribusi masing-masing individu.

·         Promosikan kolaborasi di seluruh elemen organisasi.

·         Fasilitasi kegiatan-kegiatan seperti forum diskusi terbuka serta sharing pengetahuan dan pengalaman.

·         Berdayakan orang untuk menentukan hambatan kinerja atau bottleneck dan sampaikan untuk tidak takut berinisiatif.

·         Berikan pengakuan dan penghargaan atas kontribusi, pembelajaran dan perbaikan individu.

·         Terapkan evaluasi mandiri kinerja terhadap sasaran individu, seperti adanya sistem KPI (Key Performance Index).

·         Lakukan survei kepuasan individu, komunikasikan hasilnya dan ambil tindakan yang sesuai.

4.       Pendekatan Proses (Process Approach)

Saat aktivitas dipahami dan dikelola sebagai proses yang saling terkait yang berfungsi sebagai suatu sistem yang terpadu, maka akan diperoleh hasil yang konsisten dan terprediksi dengan lebih efektif dan efisien.

Sistem manajemen mutu terdiri atas proses yang saling berkaitan. Dibutuhkan pemahaman mengenai bagaimanakah hasil akhir dari sistem ini. Termasuk semua proses, sumber daya, pengendalian, dan interaksi yang memungkinkan pengoptimalan kinerja organisasi.

Saran yang dapat dilakukan untuk prinsip pendekatan proses:

·         Tentukan sasaran sistem serta proses yang diperlukan untuk mencapai seluruh sasaran tersebut.

·         Terapkan kewenangan, tanggung jawab, dan akuntabilitas pada pengelolaan proses.

·         Pahami kapabilitas organisasi dan tentukan keterbatasan sumber daya sebelum melakukan tindakan yang sesuai.

·         Tentukan ketergantungan antarproses, serta lakukan analisis efek modifikasi pada suatu proses terhadap keseluruhan sistem.

·         Kelola proses dan hubungan antar proses sebagai suatu sistem untuk mencapai sasaran mutu organisasi.

·         Pastikan ketersediaan informasi yang diperlukan untuk menjalankan dan memperbaiki proses, kemudian pantau, analisis dan evaluasi kinerja sistem secara menyeluruh.

·         Kelola risiko yang dapat memengaruhi keluaran proses dan keseluruhan hasil dari sistem manajemen mutu.

5.       Perbaikan (Improvement)

Organisasi yang sukses akan terus-menerus menekankan pada perbaikan.

Perbaikan penting bagi organisasi untuk : memelihara tingkat kinerja saat ini, untuk menanggapi perubahan kondisi internal dan eksternal, serta untuk menciptakan peluang baru.

Saran yang dapat dilakukan untuk prinsip perbaikan:

·         Dorong penetapan sasaran perbaikan pada semua tingkatan organisasi.

·         Didik dan latih orang pada semua tingkatan tentang cara penerapan alat dan metodologi dasar untuk mencapai sasaran perbaikan.

·         Pastikan SDM untuk menjalankan proyek perbaikan memiliki kompetensi yang sesuai.

·         Kembangkan metode untuk menerapkan proyek perbaikan di seluruh organisasi

·         Lacak, tinjau, dan lakukan audit perencanaan, penerapan, penyelesaian dan hasil proyek perbaikan

·         Integrasikan pertimbangan perbaikan dalam pengembangan baru atau perubahan pada : produk, layanan dan proses.

·         Akui dan hargai perbaikan.

6.       Pengambilan Keputusan Berbasis Bukti (Evidence-Based Decision Making)

Pengambilan keputusan dapat menjadi sebuah proses yang kompleks dan selalu melibatkan ketidakpastian.

Proses ini biasanya melibatkan berbagai masukan serta interpretasi terhadap masukan tersebut yang dapat bersifat subjektif.

Diperlukan pemahaman terhadap hubungan sebab dan akibat serta potensi dampak yang tidak diinginkan.

Fakta, bukti, analisis dan evaluasi data dapat meningkatkan objektivitas dan kepercayaan dalam pengambilan sebuah keputusan.

Saran yang dapat dilakukan untuk prinsip pengambilan keputusan berbasis bukti:

·         Tentukan, ukur, dan pantau indikator utama terhadap kinerja organisasi.

·         Sediakan data yang diperlukan bagi orang-orang yang relevan.

·         Pastikan bahwa data dan informasi cukup tepat, andal, dan aman.

·         Analisis dan evaluasi data dan informasi dengan metode yang tepat.

·         Pastikan kompetensi SDM untuk menganalisis dan mengevaluasi data sesuai kebutuhan.

·         Ambil keputusan dan tindakan berdasarkan bukti yang diseimbangkan dengan pengalaman dan intuisi.

7.       Manajemen Hubungan (Relationship Management)

Untuk mencapai kesuksesan yang berkesinambungan, organisasi mengelola hubungannya dengan para pemangku kepentingan, seperti misalnya pemasok. Pemangku kepentingan memengaruhi kinerja organisasi.

Pengelolaan hubungan dengan para pemangku kepentingan ini mengoptimalkan pengaruh mereka terhadap kinerja organisasi. Manajemen hubungan dengan pemasok dan jaringan mitra seringkali memiliki kepentingan tertentu.

Saran yang dapat dilakukan untuk prinsip manajemen hubungan:

·         Tentukan pemangku kepentingan yang relevan (misalnya : pemasok, mitra, pelanggan, investor, karyawan, atau komunitas) serta hubungan mereka dengan organisasi.

·         Tentukan dan prioritaskan hubungan dengan pemangku kepentingan yang perlu dikelola.

·         Ciptakan hubungan yang menyeimbangkan manfaat jangka pendek dengan jangka panjang.

·         Kumpulkan dan bagikan informasi, keterampilan dan sumber daya dengan pemangku kepentingan yang relevan.

·         Ukur kinerja dan berikan umpan balik kinerja kepada pemangku kepentingan sesuai kebutuhan guna meningkatkan inisiatif perbaikan.

·         Jalankan aktivitas pengembangan dan perbaikan kolaboratif dengan pemasok, mitra, dan pemangku kepentingan lain.

·         Dorong dan hargai perbaikan dan pencapaian dari pemasok dan mitra.

Perbandingan ISO 9001:2015 dengan versi sebelumnya yaitu ISO 9001:2008

1. Penambahan Klausul

2. Berkurangnya prinsip ISO 9001:2015 dari 8 menjadi 7 prinsip QM

3. Adanya istilah baru untuk dokumen :
Pada ISO 9001:2015 (documents) dan rekaman mutu (records) disebut sebagai informasi terdokumentasi (documented information).

4. Tidak Ada Prosedur Wajib
ISO 9001:2015 terlihat untuk berupaya menghilangkan kesan bahwa penerapan ISO 9001 hanya bertumpu pada pembuatan SOP atau prosedur saja. Karena pada ISO 9001:2015 tidak lagi terlalu mementingkan dokumen. Namun ISO 9001:2015 berorientasi kepada proses, sekalipun keberadaan sistem dokumentasi tetap diperlukan.

5. Adanya Manual Mutu atau Quality Manual Tidak Wajib, sedangkan versi sebelumnya adalah wajib ada.

6. Management Representative Tidak Harus Ada, sedangkan versi sebelumnya adalah wajib ada.

7. Tidak ada pengecualian klausul (exclution) :
Tidak ada satupun klausul ISO 9001:2015 yang secara tegas menjelaskan tentang kebolehan mengecualikan salah satu klausul ISO 9001:2015.

8. Perubahan istilah "Preventive Action" menjadi "Risk Management".

9. Membedakan Istilah Produk dan Jasa

10. Mengganti beberapa Istilah
Ada beberapa istilah yang diganti pada versi ISO 9001:20015, diantaranya :
“Purchased Product” menjadi  “Externally provided products and services”
Bila dilihat, perubahan istilah tersebut bertujuan agar istilah yang digunakan tidak terkesan hanya berkaitan dengan barang saja tetapi juga termasuk jasa.

contoh logo ISO 9001 :

Share this post

Berlangganan update artikel terbaru via email: