Mengenal dan memahami IATF

Apa itu IATF 16949?

Pengertian IATF 16949

IATF 16949 adalah Standardisasi yang dikembangkan oleh organisasi IATF untuk menyediakan persyaratan Sistem Management Mutu (SMM) atau Quality Management System (QMS) yang berlaku di dalam industri otomotif.

IATF 16949 menggantikan ISO/TS 16949 mulai revisi 2016, dimana pada masa sebelumnya keduanya dikembangkan bersama-sama oleh IATF dan ISO sejak tahun 1999.

Perbedaan IATF 16949 dengan ISO 9001

ISO 9001 adalah Standar peningkatan kualitas Sistem Manajemen Mutu perusahaan dari berbagai bidang industri, sedangkan IATF 16949 adalah spesifikasi khusus diluar ISO 9001 yang diperuntukkan bagi industri otomotif.

Siapa yang harus menerapkan IATF 16949?

Sertifikasi IATF 16949 adalah bersifat  wajib untuk organisasi di industri otomotif.

Sejarah Perubahan ISO/TS 16949 menjadi IATF 16949

Berikut urutan sejarah penerbitan ISO/TS 16949 dan apa hubungannya dengan ISO 9001 hingga terbentuknya IATF yang menggantikan ISO/TS :

Masa sebelum ada ISO/TS 16949 dan ISO 9001

Pada kurun waktu tahun 1994 hingga 1997, ada beberapa versi standar yang didaftarkan oleh sector otomotif terkait Quality Requirement. Beberapa versi tersebut antara lain :

·         Amerika Serikat atau USA meregistrasikan : standar QS-9000

·         Jerman atau Germany meregistrasikan : standar VDA6

·         Italia atau Italy meregistrasikan : standar AVSQ

·         Perancis atau France meregistrasikan : standar EAQF

Edisi pertama ISO/TS 16949:1999 berbasis pada ISO 9001:1994

ISO/TS 16949 adalah Standar ISO untuk Sistem Manajemen Mutu di sektor otomotif yang paling banyak digunakan, dirilis per tahun 1999. Edisi ISO/TS 16949 pertama kali dikembangkan dengan teknis ISO untuk Manajemen Mutu sehingga ISO/TS 16949 terintegrasi dengan ISO 9001. Penyusunannya berdasarkan atas dokumen ISO 9001:1994.

Edisi kedua ISO/TS 16949:2002 berbasis pada ISO 9001:2000

Edisi kedua diterbitkan per tahun 2002, berdasarkan dokumen ISO 9001:2000

Edisi ketiga ISO/TS 16949:2009 berbasis pada ISO 9001:2008

Edisi ketiga diterbitkan per tahun 2009, berdasarkan dokumen ISO 9001:2008

Pengembangan IATF 1694

Pengembangan IATF 16949 dimulai pada bulan Desember 2014, pada saat itu organisasi IATF membentuk tim untuk meluruskan kembali persyaratan ISO/TS 16949 dengan tim dari ISO 9001: 2015.

Selama tahun 2015, tim tersebut mengembangkan pembuatan standar baru, mengevaluasi kebutuhan pelanggan, dan melakukan survei ekstensif OEM, pemasok, dan pemangku kepentingan lainnya untuk memastikan bahwa standar secara akurat mencerminkan kebutuhan industri otomotif.

Konferensi ini dihadiri oleh perwakilan dari badan-badan IATF, Global Suppliers, dan anggota IATF yang memberikan feedback dan dimasukkan ke dalam rancangan akhir dari IATF 16949.

Pengembangan ISO 9001:2015

Sejak September 2015 SMM ISO 9001:2008 telah mengalami transisi ke versi ISO 9001:2015

Edisi keempat IATF 16949:2016 berbasis pada ISO 9001:2015

Suatu hal yang menarik adalah perubahan nama depan dari ISO TS 16949 menjadi IATF 16949:2016.

Edisi terbaru IATF 16949:2016 yang dirilis pada 3 Oktober 2016 tersebut berbeda dari versi lamanya, yakni jika dulu ISO TS akan menerbitkan standar maka organisasi AIAG membantu untuk mempublikasikannya namun sekarang tidak. Edisi ini merupakan edisi pertama yang mengacu pada “IATF 16949” dan bukan lagi mengacu ke “ISO/TS 16949”.

Hal ini menegaskan bahwa standar internasional yang diperuntukkan untuk industri otomotif tersebut ditetapkan oleh IATF bukan dari ISO.

Meskipun berganti nama menjadi IATF, standar ini masih mengadopsi ISO 9001 versi 2015.

Karena itu di dalam IATF 16949 memuat tiga persyaratan yakni :

§  ISO 9001:2015

§  Persyaratan otomotif

§  Persyaratan pelanggan

Persyaratan yang diuraikan di IATF 16949 sepenuhnya selaras dengan yang ada di ISO 9001: 2015. Tidak seperti versi sebelumnya dan standar industri lainnya yang spesifik yang hanya berisi persyaratan tambahan khusus otomotif.

IATF 16949 mengikuti struktur yang sama dengan struktur pada standar sistem manajemen lain, yang akan memungkinkan organisasi otomotif untuk lebih mudah mengintegrasikan dengan standar lain seperti ISO 9001 (kualitas), 14001 (lingkungan), dan 45001 (kesehatan & keselamatan), dan lainnya.

Kewajiban Penerapan IATF 16949:2016 bagi industry otomotif

Per 1 Oktober 2017, penerapan QMS untuk industri otomotif sudah harus menggunakan standard IATF 16949.

Meskipun persyaratan IATF 16949 merupakan standard yang sejalan dengan automotive Customer Specific Requirement (CSR) dan ISO 9001:2015, namun saat ini IATF 16969 sudah berdiri sendiri, terlepas dari organisasi ISO. Namun untuk proses audit yang dilakukan tetap akan mengacu pada standard ISO 9001:2015 dan CSR.

Dengan catatan :

-          Setelah tanggal 1 Oktober 2017, tidak ada audit yang menggunakan standar ISO/TS 16949:2009

-          Transisi audit menuju IATF 16949 akan menjadi masa audit sertifikasi ulang.

-          Transisi harus diselesaikan paling lambat September 2018.

Perbedaan Ruang Lingkup pada ISO/TS 16949 dan IATF 16949:2016

ISO/TS 16949 ditujukan untuk : pabrikan komponen, perakitan dan penyedia suku cadang sebagai pemasok keperluan industry otomotif.

IATF 16949:2016 ditujukan untuk : onderdil khusus untuk pelanggan produksi, onderdil servis dan atau onderdil asesoris.

Standar teknis IATF 16949, sebelumnya dikenal sebagai ISO / TS 16949 atau hanya TS 16949, standar ini mengatur beberapa aspek manajemen mutu dalam industri otomotif. Awalnya diterbitkan oleh International Organization for Standardization (ISO) pada tahun 1999, revisi terbaru dari IATF 16949 diadopsi dan diterbitkan pada tahun 2016 oleh International Automotive Task Force (IATF).

Apa yang terbaru di ISO 9001:2015

No	ISO 9001:2008	9001:2015
1	Products	Products and services
2	Exclusions	Not used
3	Management Representative	Not used (similar responsibilities and authorities
4	Documentation, quality manual, documented, procedure, records	Documents information
5	Work environment	Environment for the operation of process
6	Purchased product	Externally provided product or services
7	Supplier	External provider
8	Monitoring and measuring equipment	Monitoring and measuring of resources

ü  4.1 Konteks Organisasi

ü  4.2 Kebutuhan dan Harapan “interest parties”

ü  6.1 Action to address risks and opportunities, sebuah pemikiran berbasis resiko

Key Change IATF 16949:2016

§  ISO/TS 16949 : 1 standar sudah mencakup ISO dan TS

§  IATF 16949 : 2 standar IATF dan ISO 9001 berdiri sendiri

§  Formulasinya sebagai berikut :

IATF = ISO 9001:2015 + CSR + 104 klausul baru IATF

atau :

IATF = ISO/TS 16949:2009 + ISO 9001:2015 + CSR + 13 klausul baru, 83 hasil modifikasi, 8 tetap

High Level Structure

IATF 16949 dibentuk berdasarkan QMS ISO 9001, yang mana IATF 16949 mengadopsi Struktur Level Tinggi (High Level Structure) dari implementasi yang ada pada ISO 9001:2015 dengan tambahan persyaratan kualitas khusus untuk industri otomotif.

Clausul pada ISO/TS 16949:	Clausul pada ISO9001 / IATF 16949 :
1. Ruang Lingkup  / Scope	1. Ruang Lingkup  / Scope
2. Referensi Normativ / Normative References	2. Referensi Normativ / Normative References
3. Istilah dan definisi / Terms and Definitions	3. Istilah dan definisi / Terms and Definitions
4. Sistem Manajemen Mutu	4. Context of the organization / Konteks organisasi
5. Tanggung Jawab Manajemen	5. Leadership / Kepemimpinan
6.Manajemen Sumber Daya	6. Planning for the QMS
7.Realisasi Produk	7. Support
8.Pengukuran, Analisa dan Peningkatan	8. Operation
	9. Performance evaluation / Evaluasi kinerja
	10. Improvement / Perbaikan

Alasan Perubahan ISO 9001

·         Penyesuaian dengan Annex SL

·         Standar ISO ditinjau setiap 5 tahun sekali untuk memastikan relevansi berkelanjutan, dengan mempertimbangkan umpan balik pengguna

·         Mengurangi penekanan pada Dokumentasi

·         Meningkatkan penekanan pada Pencapaian Nilai untuk organisasi dan pelanggannya

·         Meningkatkan Penekanan pada Manajemen Resiko untuk Mencapai tujuan

Rangkuman Pokok Perubahan

·         Penggabungan Risk Based Thinking kedalam SMM

·         Top Manajemen perlu mempromosikan pendekatan proses dan risk based thinking

·         Top Manajemen perlu menunjukkan jiwa kepemimpinan, dan memastikan SMM terintegrasi ke dalam proses bisnis.

·         Persyaratan Top Manajemen untuk menyusun arahan strategis berdasarkan pada isu-isu internal dan external

·         Persyaratan untuk mempertahankan pengetahuan organisasi

·         Perlu memastikan kompetensi dan kepedulian orang yang melakukan pekerjaan dibawah kendali organisasi

·         Perlu mempertimbangkan semua persyaratan pihak yang berkepentingan

·         Manajemen Supplier sekarang mencakup produk, proses dan layanan supplier

  

General Requirements

Plan Set objectives and build processes necessary to deliver result	1. Scope
	2. Normative References
	3. Terms and Definitions
	4. Context of the organization 4.1 Understanding the organization and its context 4.2 Understanding needs and expectations of interested parties 4.3 Determining the scope of the QMS 4.4 QMS and its processes
	5. Leadership 5.1 Leadership and commitment 5.2 Policy 5.3 Organizational roles, responsibilities and authorities
	6. Planning 6.1 Actions to address risks and opportunities 6.2 Quality objectives and planning to achieve them 6.3 Planning of changes
	7. Support 7.1 Resources 7.2 Competence 7.3 Awareness 7.4 Communication 7.5 Documented Information
Do Implement what was planned	8. Operation 8.1 Operational planning and control 8.2 Requirements for products and services 8.3 Design and development of products and services 8.4 Control of externally provided processes, products and services 8.5 Production and service provision 8.6 Release of products and services 8.7 Controlof nonconforming outputs
Check Monitoring and measure processes and results against the objectives including effectiveness, efficiency and risk	9. Performance evaluation 9.1  Monitoring, measurement, analysis and evaluation 9.2 Internal Audit 9.3 Management review
Act Take action to improve result	10. Improvement 10.1 General 10.2 Nonconformity and corrective action 10.3 Continual improvement

8 Prinsip Manajemen ISO 9001

1. Customer Focus/ Fokus pada Pelanggan : Semua aktifitas perencanaan dan implementasi system semata-mata untuk memuaskan customer.

q  Meneliti dan memahami kebutuhan dan harapan pelanggan.

q  Memastikan bahwa tujuan organisasi selaras dengan kebutuhan dan harapan pelanggan.

q  Mengkomunikasikan pentingnya memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan di seluruh tingkatan organisasi.

q  Mengukur kepuasan pelanggan (survey kepuasan pelanggan) dan menindaklanjuti hasilnya.

q  Memastikan pendekatan yang seimbang antara kepuasan pelanggan dan kepuasan pihak berkepentingan lainnya (seperti pemilik, karyawan, pemasok, pemodal, masyarakat lokal dan masyarakat secara keseluruhan).

2. Leadership/ Kepemimpinan : Top Management berfungsi sebagai Leader dalam mengawal implementasi System bahwa semua gerak organisasi selalu terkontrol dalam satu komando dengan commitment yang sama dan gerak yang synergy pada setiap elemen organisasi.

q  Memperhatikan kebutuhan semua pihak yang berkepentingan termasuk pelanggan, pemilik, karyawan, pemasok, pemodal, masyarakat lokal dan masyarakat secara keseluruhan.

q  Membangun visi yang jelas tentang masa depan organisasi.

q  Menetapkan tujuan dan target yang SMART (Spesific, Measurable, Achievable, Realistic, Time Target)

q  Menyediakan Sumber daya yang diperlukan baik sumber daya manusia atau assset.

q  Memberikan pelatihan-pelatihan untuk meningkatkan kompetensi karyawan

3. Keterlibatan Karyawan/ Employee Engagement : Semua element dalam organisasi terlibat dan concern dalam implementasi system management mutu sesuai fungsi kerjanya masing-masing,

q  Setiap karyawan harus memahami pentingnya kontribusi dan peran mereka dalam organisasi.

q  Setiap karyawan harus mengidentifikasi hambatan terhadap kinerja mereka.

q  Setiap karyawan harus memahami tugas dan tanggung jawab mereka.

q  Setiap karyawan harus secara aktif mencari kesempatan untuk meningkatkan kompetensi, pengetahuan dan pengalaman.

q  Setiap karyawan bebas berbagi pengetahuan dan pengalaman

4. Pendekatan Proses/ Process Approach : Aktifitas implementasi system selalu mengikuti alur proses yang terjadi dalam organisasi. Pendekatan pengelolaan proses dipetakan melalui business process.

q  Mendefinisikan dan menetapkan semua kegiatan yang diperlukan untuk memperoleh hasil yang diinginkan.

q  Menetapkan tanggung jawab yang jelas dan akuntabilitas untuk mengelola kegiatan kunci (utama) organisasi.

q  Menganalisis dan mengukur dari kemampuan kegiatan kunci.

q  Mengidentifikasi interaksi proses antara suatu bagian dengan bagian yang lain di dalam organisasi.

q  Berfokus pada faktor-faktor seperti sumber daya, metode, dan bahan-bahan yang akan meningkatkan kegiatan kunci dari organisasi.

q  Mengevaluasi risiko, konsekuensi dan dampak dari kegiatan pada pelanggan, pemasok dan pihak berkepentingan lainnya.

5. Pendekatan Sistem Pada Manajemen/Systems Approach to Management : Implementasi system mengedepankan pendekatan pada cara pengelolaan (management) proses, bukan sekedar menghilangkan masalah yang terjadi. Karena itu konsep kaizen, continual improvement sangat ditekankan.

q  Penataan sistem untuk mencapai tujuan organisasi dengan cara yang paling efektif dan efisien.

q  Memahami keterkaitan antara proses-proses dalam suatu sistem.

q  Menyelaraskan dan mengintegrasikan proses-proses yang ada.

q  Memberikan pemahaman yang lebih baik tentang peran dan tanggung jawab yang diperlukan untuk mencapai tujuan bersama dan dengan demikian mengurangi hambatan lintas-fungsional.

q  Memahami kemampuan organisasi dan menetapkan kendala sumber daya sebelum mengambil tindakan.

q  Terus meningkatkan sistem melalui pengukuran dan evaluasi.

6. Perbaikan yang terus menerus/Continual improvement : Improvement, adalah roh implementasi ISO 9001, Perbaikan berkesinambungan dari kinerja keseluruhan organisasi harus menjadi tujuan tetap organisasi. Ini juga berarti bahwa organisasi tidak boleh puas terhadap hasil yang dicapai. Harus selalu ada peningkatan performa dari tahun ke tahun.

q  Secara periodik melakukan pemeriksaan sistem seperti menjalankan kegiatan internal audit.

q  Secara periodik mengadakan rapat khusus yang membahas masalah yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu (biasa disebut rapat tinjauan manajemen).

7. Pendekatan Faktual pada Pengambilan Keputusan /  Factual Approach to Decision Making : Keputusan yang efektif adalah keputusan yang didasarkan pada analisis data dan informasi yang benar. Tidak ada data (bukti implementasi) sama dengan tidak dilaksanakannya sistem ISO 9001

q  Memastikan bahwa data dan informasi yang ada cukup akurat dan dapat diandalkan.

q  Membuat data yang dapat diakses oleh mereka yang membutuhkannya.

q  Menganalisis data dan informasi menggunakan metode yang valid.

q  Membuat keputusan dan mengambil tindakan berdasarkan pada analisis faktual, seimbang dengan pengalaman dan intuisi.

8. Hubungan yang Saling Menguntungkan dengan Pemasok/ Mutually Beneficial Relationships with supplier :

Hubungan suatu organisasi dan pemasoknya adalah saling ketergantungan dan saling menguntungkan.

Mutu produk atau jasa yang diberikan oleh pihak ketiga (vendor, rekanan, supplier) sangat mempengaruhi mutu akhir produk (barang maupun jasa) suatu organisasi. Oleh karena itu, memantau kinerja pemasok merupakan hal yang sangat ditekankan dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001.

q  Membangun hubungan yang menyeimbangkan keuntungan jangka pendek dengan pertimbangan jangka panjang.

q  Melakukan seleksi dan evaluasi terhadap semua pemasok produk (barang / jasa) yang mempengaruhi hasil akhir produk (barang/jasa) organisasi.

Risk Based Thinking

Definisi Risiko :

“Peristiwa yang memiliki kemampuan untuk mempengaruhi (menghambat, meningkatkan atau menyebabkan keraguan tentang) misi, strategi, proyek, operasi rutin, tujuan, proses inti, dependensi pokok dan atau penyampaian harapan dari pemangku kepentingan”

Berbagai Teknik Identifikasi Resiko

ü  Brainstorming

ü  Questionnaires

ü  Industry benchmarking

ü  Scenario analysis

ü  Risk assessment workshops

ü  Auditing and inspection

ü  FMEA

ü  Turtle diagrams

ü  Fault tree analysis

ü  Contingency planning

ü  Feasibility review

Transisi menuju IATF 16949

Transisi Organisasi dari standar ISO/TS 16949:2009 menuju standar IATF 16949 harus melalui audit, sejalan dengan organisasi saat ini yang dijadwalkan secara rutin melakukan pemeriksaan sertifikasi ulang atau surveillance audit, sebagaimana didefinisikan dalam Peraturan IATF.

Setelah IATF 16949 telah diterbitkan pada 3 Oktober 2016, organisasi yang sudah terlanjur memiliki sertifikasi ISO/TS 16949 akan diberikan kesempatan untuk melakukan audit transisi menuju IATF 16949 hingga 14 September 2018.

Audit transisi merupakan prinsip mekanisme di mana organisasi yang saat ini bersertifikat dapat mencapai sertifikasi dengan standar baru.

Audit transisi diharapkan menjadi audit dengan sistem yang penuh, setara dengan durasi audit jika sertifikasi ulang.

Setiap identifikasi atas ketidaksesuaian yang ditemukan selama audit dan dapat diselesaikan dalam kurun waktu  60 hari.

Bagi yang sudah memiliki sertifikasi ISO/TS 16949, harus melakukan audit transisi dalam penyusunan audit, baik audit tahunan atau audit sertifikasi ulang.

Jika perusahaan gagal dalam melakukan sertifikasi audit yang komprehensif ini maka akan dianggap sama seperti organisasi yang belum disertifikasi.

Kesamaan IATF 16949 dengan ISO 9001:2015

yang menjadi dasar IATF 16949, membentuk persyaratan automotive industry ini menjadi identik dengan persyaratan ISO 9001:2015, antara lain:

§  10 Klausul berbaasis High Level Structure Annex SL

§  Pemahaman konteks organisasi

§  Konsep Risk Based Thinking yang kuat pada tiap klausulnya

§  Pendekatan yang komprehensif terkait dengan pengendalian penyedia produk dan jasa dari eksternal.

§  Bukan hanya fokus kepada customer, melainkan juga ke semua pihak berkepentingan (interested party) dengan memenuhi semua kebutuhan dan harapan mereka.

§  Kepemimpinan dan komitmen Top Management terkait penerapan QMS dan Customer Focus.

§  Menyederhanakan definisi dokumen dan record menjadi Documented Information.

§  Menjaga Organizational Knowledge.

Pertimbangan penting dalam memilih badan sertifikasi untuk  third-party

IATF juga meninjau akreditasi dari badan sertifikasi dan beberapa akreditasi third-parties yang mengadakan sertifikasi untuk ISO/TS 16949. Perubahan badan sertifikasi dalam waktu audit transisi tidak diizinkan. Jadi organisasi mencari kembali badan sertifikasi yang dapat membantu mereka untuk mengubah sertifikasi menjadi IATF 16949:2016 di tahun 2017 serta mengarahkan audit transisi pada september 2018.

Melihat cukup banyak perubahan yang terjadi di dalam IATF 16949 menggambarkan bahwa standar internasional ini menuntut adanya peningkatan pada sistem pengendalian proses dan produk serta produktivitas dan efisiensi pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu berdasarkan persyaratan pelanggan.

Tidak cukup hanya mengikuti persyaratan pelanggan tetapi juga dibutuhkan improvement terhadap sistem secara keseluruhan. Mulai dari proses penerimaan, realisasi sampai pengiriman produk dan jasa kepada pelanggan.

Manfaat organisasi menerapkan IATF 16949 adalah meliputi:

·         Penerimaan pengakuan dari pihak berwenang

·         Memproduksi produk yang lebih aman dan lebih handal

·         Memenuhi kebutuhan pelanggan

·         Perbaikan proses dan dokumentasi sistem

Tujuan / pentingnya penerapan IATF 16949:2016 ini antara lain:

§  Melakukan perbaikan atau peningkatan berkesinambungan (Continual Improvement)

§  Mengedepankan tindakan pencegahan defect / cacat

§  Memasukkan penerapan Customer Specific Requirement dan Core Tools

§  Mempromosikan pengurangan variasi proses dan pemborosan  atau waste di dalam supply chain.

Founder IATF

Baca artikel lain :

Mengenal dan memahami Standar IATF 16949

Mengenal Standar ISO/TS 16949

Memahami Standar ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu

Share this post

Berlangganan update artikel terbaru via email: